研究生的个人档案，是研究生在学期间学习和品行的重要记录。对研究生在学期间的档案进行管理是研究生教育的重要组成部分，也是研究生管理水平的体现。为使我校研究生的档案管理进一步规范化、科学化，根据原国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制订本办法。

一、管理机构

研究生在学期间的档案管理为学校、分院（所）两级管理，学校级管理部门为研究生部，分院（所）级管理负责人为研究生秘书。

二、研究生档案的接收

（一）研究生录取名单确定后，研究生部即向考生发出调档通知，调档通知应直接发给考生本人。

（二）每年九月新生入学后，研究生部对接收的研究生新生档案进行整理和核查。

（三）研究生在学期间的个人档案，应以分院（所）为单位、分专业进行管理，每学年七月份将研究生本学年所需归档材料送交研究生部，研究生部用档案盒装好，并标明档案编号、所属学院、专业、姓名，妥善放入档案室中。

三、研究生档案的借阅

（一）研究生个人不得借阅本人档案。各分院（所）查阅研究生档案只能由所在分院（所）研究生主管领导或研究生秘书查阅。档案只能在档案室内借阅，无特殊原因，不得带出档案室。

（二）查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄或复印档案材料，确因需要从档案中取证的，必须经研究生档案管理负责人批准后，才能复制。

（三）各分院（所）只能查阅本单位的研究生档案。其它单位查阅研究生档案的，应持相关单位介绍信，经研究生档案管理负责人批准后方可查阅。

（四）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容，对违反规定者，将视情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

（五）研究生档案室对外开放时间为每周三下午（节假日除外）。各分院（所）应尽量集中时间查阅研究生档案。如有特殊情况需查阅研究生档案，需提前预约并经研究生档案管理负责人同意。新生档案在整理入档完毕之后对外开放。

（六）研究生在学期间如有单位借用研究生档案材料，必须履行档案借出和归还登记手续。

四、毕业研究生档案的转移

（一）研究生在学期间，如有重大变动（如退学、开除、出国、身故等），其档案应及时按有关规定转移或处理。

（二）毕业研究生档案主要包括以下材料：

1.攻读研究生以前的档案材料；

2.党员或团员的组织材料；

3.研究生报考材料；

4.研究生学籍表；

5.研究生毕业登记表；

6.学位申请书；

7.毕业体检表；

8.就业通知书；

9.其他需要归入研究生个人档案的材料。

（三）毕业研究生档案的整理

研究生毕业前一个月，各分院（所）必须将研究生的档案材料按分院、学科专业分类交到研究生部。研究生毕业后两周内，研究生部将按顺序整理好研究生在学期间的档案材料并登记《长春师范学院硕士研究生档案材料目录》，完成研究生档案的整理工作。

（四）毕业研究生档案的寄送

毕业研究生离校，其个人档案由研究生部按就业协议书或调档函所列地址以机要通信（或特快专递）方式寄出。暂缓就业研究生的档案转移，按照长春师范学院毕业研究生就业工作的相关规定处理。

五、附则

本规定由研究生部负责解释，于公布之日起开始执行。

二○○八年一月十六日